3 nasveti za bolj profesionalno predstavitev delovnih e-poštnih sporočil

V sodobni dobi lahko vaše delo zahteva, da pošiljate e-pošto sodelavcem, šefom, strankam in še več.

Vaša e-poštna sporočila niso preprosta sporočila; predstavlja, kdo ste kot poklicni delavec. Zato se prepričajte, da je vsako poslano e-poštno sporočilo dobro napisano in enostavno za branje.

Če vaše podjetje uporablja določen program, na primer Microsoft Outlook, se boste morda želeli naučiti, kako se prijaviti oblikovanje sporočil . Ne glede na platformo, ki jo uporabljate za pošiljanje sporočil, obstajajo različni bistveni nasveti, na katere morate biti pozorni, preden na svoj e-poštni naslov kliknete Pošlji.

opozorilo o servisni bateriji

Delovanje na profesionalnem področju je lahko izziv za vsakogar, morda pa predvsem za tiste, ki obvladujejo simptome duševne bolezni ali druge duševne težave.

Na srečo je na spletu na voljo veliko orodij, ki vam pomagajo obvladovati te stresorje, razviti dobre mehanizme spoprijemanja in deliti svoja čustva. Klikni tukaj za več informacij in člankov, ki lahko po potrebi zagotovijo nadaljnji vpogled in dostop do zdravljenja.

Lektorirajte svoja delovna e-poštna sporočila

Najpomembnejše in dragoceno orodje, ki vam je na voljo, je lektoriranje. Preden razmišljate o pošiljanju e-pošte, razmislite o pomembnem vprašanju: ali je vaše e-poštno sporočilo slovnično in logično smiselno?

Preverite morebitne slovnične napake z uporabo vnaprej izdelanega črkovalnika, če je na voljo. Če dvomite v preverjanje črkovanja, se ne bojite uporabljati zunanjih virov (na primer spletnega slovarja).

Druge slovnične napake, na katere morate biti pozorni, lahko vključujejo:

kodi golf kanal v živo

• Napačna uporaba velikih črk
• Napačna uporaba ločil (vejice, podpičji itd.)
• Neprimeren slog in ton pisanja za profesionalno nastavitev
• Napačna uporaba lastnih samostalnikov - to je še posebej pomembno pri nagovarjanju drugih ljudi; nekaj stvari je bolj neprijetno kot napačno črkovanje imena nekoga (ali česa) pomembnega!

Ko je vaše e-poštno sporočilo pripravljeno, ga preberite na glas in preverite, ali je smiselno. Včasih lahko ugotovite, ali je stavek izključen, že po tem, kako se sliši.

Od tam lahko izvedete kakršne koli popravke, da se prepričate, da je celoten tok e-pošte skladen.

Nazadnje in če imate čas, shranite e-poštno sporočilo kot osnutek in se oddaljite od njega. Prav tako lahko vse neposredne prijatelje ali družino prosite, da preberejo vaše e-poštno sporočilo in ugotovijo, ali so opazili napake.

Dobro pravilo je samo, če pritisnete »Pošlji«, ko ste prepričani, da ste lektorirali in po svojih najboljših močeh premislili vse v svojem sporočilu.

Bodite jedrnati v delovnih e-poštnih sporočilih

Vsakdo v vašem podjetju ima svoje dolžnosti, zato je koristno, da spoštujete svoj čas z ustvarjanjem jedrnatih e-poštnih sporočil. Če jih naredite kratke, sladke in natančne, lahko takoj dobite jasen odgovor in nadaljujete s svojim dnevom.

Najprej poskrbite, da bodo vaša sporočila vsebovala kratke, lahko razumljive odstavke. Pravzaprav ne sme biti vsak odstavek daljši od dveh stavkov.

Recimo, da v vašem e-poštnem sporočilu pišete več celovitih odstavkov. V tem primeru lahko razmislite o načrtovanju osebnega sestanka s komer koli, ki mu pošiljate e-pošto, da zmanjšate zmedo in napačne komunikacije.

Prepričajte se, da vsak odstavek vsebuje samo ustrezne informacije. Ne glede na to, kako vabljivo je vključiti majhne podrobnosti, ki bodo vašemu prejemniku morda pomagale razumeti vaše sporočilo, lahko pa z rezanjem teh dodatkov ustvarite kratko in neposredno e-poštno sporočilo.

Bralec te vrste sporočil pogosto veliko lažje razume, vaša prejemnica pa bo v odgovor na vprašanja verjetno postavila pojasnilna vprašanja.

pojejo film na kodi

Drug koristen način uporabe jedrnatega jezika je previdnost pri glagolih. Na primer, nekaj takega, kot želim, da lahko pošljem poročilo, se lahko skrajša na Pošiljam poročilo.

V tem primeru bi odstranili glagol a in ga nadomestili z aktivnim glagolom, ki odpravlja besednost.

Napišite v spoštljiv ton

Predvsem spoštljivo sporočite svoje sporočilo.

Agresija v e-poštnem sporočilu je lahko zlobna, saj prejemnik ne govori neposredno z vami. Temu naključnemu tonu se lahko izognete, tudi če pošiljate slabe novice, tako da negativnost uravnotežite s pozitivnostjo.

Če želite na primer kritizirati uspešnost zaposlenega, lahko stavek začnete s pozitivnimi besedami in končate s svojo kritiko.

Poleg tega izogibajte se uporabi ampak . Negira prvo polovico stavka, zato tudi če začnete z nečim pozitivnim, lahko z neko uporabo pomislite, da ste nenavadni. Torej zamenjajte, vendar z in tako, da obe trditvi ostaneta resnični.

kako uporabiti klovna za neskladje

Razmislite lahko tudi o vključitvi kratkega podpisa na konec sporočila. Ti podpisi lahko pomagajo posredovati pomembne kontaktne in osebne podatke prejemniku.

Če želite, pojdite v nastavitve e-pošte in nastavite podpis, ki vključuje vaše ime, telefonsko številko za stik in druga spletna mesta, s katerimi ste povezani.

Če ima vaše podjetje logotip, lahko razmislite o vključitvi vizualnega kot del svojega podpisa. Rezultat je e-poštno sporočilo, ki zveni profesionalno in ohranja spoštljiv ton.

Zaključek

Upoštevajte, da je pomembno, da se po najboljših močeh pošiljate kratka, jedrnata in brez napak, tudi v bolj priložnostnih e-poštnih sporočilih. S tem boste šefu pokazali, da jih spoštujete, in si boste rekli, da ste resnično strokovnjak, za katerega bi radi, da vas vidijo drugi.