3 nasveti za bolj profesionalen videz službenih e-poštnih sporočil

V moderni dobi bo vaša služba morda zahtevala pošiljanje e-pošte sodelavcem, šefom, strankam in drugim.

Vaša e-poštna sporočila niso preprosta sporočila; predstavlja, kdo ste kot poklicni zaposleni. Zato se morate prepričati, da je vsako vaše poslano e-poštno sporočilo dobro napisano in lahko berljivo.

Če vaše podjetje uporablja poseben program – kot je na primer Microsoft Outlook – se boste morda želeli naučiti, kako se prijaviti oblikovanje sporočila . Ne glede na platformo, ki jo uporabljate za sporočanje, morate upoštevati različne bistvene nasvete, preden v svojem e-poštnem sporočilu kliknete »Pošlji«.

chkdsk se ne more zagnati, ker nosilec uporablja drug postopek

Delovanje v poklicni sferi je lahko izziv za vsakogar, morda še posebej za tiste, ki obvladujejo simptome duševne bolezni ali druge duševne težave.

Na srečo je na spletu na voljo veliko orodij, ki vam pomagajo obvladati te stresorje, razviti dobre mehanizme za obvladovanje in deliti svoja čustva. Klikni tukaj za več informacij in članke, ki lahko zagotovijo nadaljnji vpogled in dostop do zdravljenja, če je potrebno.

Lektorirajte svojo delovno e-pošto

Najpomembnejše in najdragocenejše orodje, ki ga imate na razpolago, je lektoriranje. Preden pomislite na pošiljanje e-pošte, razmislite o pomembnem vprašanju: ali je vaša e-pošta slovnično in logično smiselna?

Preverite morebitne slovnične napake z vnaprej pripravljenim črkovalnikom e-pošte, če je na voljo. Če dvomite o svojem črkovalniku, se ne bojte uporabiti zunanjih virov (kot je spletni slovar).

Druge slovnične napake, na katere morate biti pozorni, lahko vključujejo:

• Nepravilna uporaba velikih tiskanih črk
• Nepravilna uporaba ločil (vejice, podpičja itd.)
• Neprimeren slog in ton pisanja za profesionalno okolje
• Nepravilna raba lastnih imen – to je še posebej pomembno pri naslavljanju drugih ljudi; malo stvari je bolj neprijetnih kot napačno črkovano ime nekoga (ali česa) pomembnega!

Ko je vaše e-poštno sporočilo pripravljeno, ga preberite na glas, da vidite, ali je smiselno. Včasih lahko ugotovite, ali je stavek 'izklopljen', preprosto po tem, kako zveni.

Od tam lahko naredite kakršne koli popravke, da zagotovite skladnost celotnega toka e-pošte.

Nazadnje, in če imate čas, shranite e-pošto kot osnutek in se oddaljite od nje. Lahko tudi prosite najbližje prijatelje ali družino, naj preberejo vašo e-pošto in preverijo, ali opazijo kakšne napake.

Dobro pravilo je, da pritisnete »pošlji« šele, ko ste prepričani, da ste lektorirali in ponovno preučili vse v svojem sporočilu po svojih najboljših močeh.

Bodite jedrnati v službeni e-pošti

Vsi v vašem podjetju imajo svoje obveznosti, zato je koristno spoštovati njihov čas z ustvarjanjem jedrnatih e-poštnih sporočil. Če jih naredite kratke, sladke in jedrnate, lahko takoj dobite jasen odgovor in nadaljujete s svojim dnevom.

Najprej se prepričajte, da vaša sporočila vsebujejo kratke in lahko razumljive odstavke. Pravzaprav ni treba, da je vsak odstavek daljši od dveh stavkov.

predlagajte prijatelja na facebooku

Recimo, da vaša e-pošta zahteva, da napišete več odstavkov v polni dolžini. V tem primeru bi lahko razmislili o načrtovanju osebnega sestanka s komer koli, s katerim pišete e-pošto, da zmanjšate zmedo in napačno komunikacijo.

Prepričajte se, da vsak vaš odstavek vključuje samo ustrezne informacije. Ne glede na to, kako vabljivo je vključiti majhne podrobnosti, ki lahko vašemu prejemniku pomagajo razumeti vaše sporočilo, a če zmanjšate te dodatke, lahko ustvarite kratko in neposredno e-poštno sporočilo.

Tovrstna sporočila bralec pogosto veliko lažje razume in oseba, ki jo prejme, bo po potrebi v odgovoru verjetno postavila pojasnilna vprašanja.

azdrama addon ne deluje

Drug koristen način uporabe jedrnatega jezika je, da smo previdni pri glagolih »biti«. Na primer, nekaj takega, kot je »Želim imeti možnost poslati poročilo«, se lahko skrajša v »Pošiljam poročilo«.

V tem scenariju bi odstranili glagol »biti« in ga nadomestili z aktivnim glagolom, ki odpravlja besedičnost.

Pišite v spoštljivem tonu

Predvsem pa svoje sporočilo posredujte spoštljivo.

Agresija v e-pošti se lahko zdi zlobna, saj prejemnik ne govori neposredno z vami. Temu nenamernemu tonu se lahko izognete, tudi ko sporočate slabe novice, tako da uravnotežite negativnost s pozitivnostjo.

Na primer, če želite kritizirati uspešnost zaposlenega, lahko stavek začnete tako, da poveste nekaj pozitivnega in ga končate s svojo kritiko.

pospešek izboljšanje kazalca natančnost logitech

Poleg tega izogibajte se uporabi 'ampak' . Negira prvo polovico stavka, tako da tudi če začnete z nečim pozitivnim, lahko z besedo »vendar« nekdo pomisli, da ste neiskreni. Torej zamenjajte 'ampak' z 'in', tako da obe trditvi ostaneta resnični.

Lahko razmislite tudi o vključitvi kratkega podpisa na koncu sporočila. Ti podpisi lahko pomagajo prenesti pomembne kontaktne in osebne podatke prejemniku.

Če želite, pojdite v nastavitve e-pošte in nastavite podpis, ki vključuje vaše ime, kontaktno telefonsko številko in druga spletna mesta, s katerimi ste povezani.

Če ima vaše podjetje logotip, lahko razmislite o vključitvi vizualnega elementa kot del svojega podpisa. Rezultat je e-poštno sporočilo, ki zveni in izgleda profesionalno ter ohranja spoštljiv ton.

Zaključek

Ena od pomembnih stvari, ki si jih morate zapomniti, je, da po svojih najboljših močeh naredite kratka, jedrnata sporočila brez napak, tudi v bolj priložnostnih e-poštnih sporočilih. S tem boste svojemu šefu pokazali, da ga spoštujete, in si sporočate, da ste res strokovnjak, za katerega bi radi, da vas drugi vidijo.